четверг, 12 апреля 2018 г.

Массовое заполнение электронных сертификатов и дипломов

Обновлена информация о приложении для Google таблиц.

Слияние документов в MS Office всегда выручает при массовом заполнении документов с одним и тем же текстом, но с разными фамилиями, или адресом, или каким-то отличительным признаком. Это может быть приглашение на мероприятие, удостоверение о повышении квалификации, сертификат участника конкурса, грамота, диплом и т.п. 

Сейчас это можно сделать и в документах Google. Это особенно удобно тем, кто проводит дистанционные курсы, конкурсы, где участникам выписываются электронные дипломы и сертификаты.
В результате слияния вы получите для каждого участника свой электронный документ и даже выслать сразу на его электронный адрес.

Бланк сертификата, подписанный и с печатью можно отсканировать, а можно создать в сервисах и добавить осканированную подпись и печать. 

Если вам нужно создать свой диплом или сертификат, то посмотрите в моем блоге ресурс, в котором это можно сделать.  

Алгоритм слияния таблицы со списком участников с шаблоном Диплома в презентации Google

  1. Создаем таблицу Google с нужным списком. В нем может быть, например, столбец "Фамилия Имя"  и "Учреждение". Можно даже добавлять, например, к дипломам специальные значки с занятым местом в соревновании. В этом случае, в отдельном столбце в строке с нужной фамилией размещаем URL-адрес изображения значка. Количество столбцов с данными и список участников может быть любым.
  2. Готовим слайд презентации для слияния. 
    1. Меняем размер слайда Файл - Настройка страницы - Размер Другой - 21 на 29.7 или 29.7 на 21. Это размер формата А4 с вертикальным или  горизонтальным расположением.
    2. Вставляем на слайд отсканированное или найденное в сети интернет бланк документа, который хотите создать (грамота, сертификат и т.п.). Можно и самими оформить такой документ или воспользоваться сервисом для создания сертификатов, грамот и др. документов.
    3. Добавляем необходимый текст, подписи к документу. Если необходимо создать электронный сертификат, то перед сканированием бланка добавляем подпись и печать.  
    4. Добавляем на бланк места, назовем их заполнители данных, куда будут вставляться данные из таблицы и располагаем их в нужном месте. Заполнители данных - это названия столбцов в таблице. Очень важно, чтобы названия полностью совпадали! В нашем примере это <<ФИО>>,  <<Серия>>  Настраиваем размер и шрифт для текста.

3. Устанавливаем дополнение для слияния документов. Для этого переходим в Таблицу Google, открываем Дополнения - Установить дополнения и в окне поиска набираем Autocrat и затем Установить. У меня уже это дополнение установлено, поэтому на скриншоте кнопка Настроить.

 
4. Выполняем слияние документов. 

Пошаговый алгоритм настройки параметров слияние смотрите в презентации.

 

Удачной всем работы!

10 комментариев:

ahmed комментирует...
Этот комментарий был удален администратором блога.
Анонимный комментирует...

Огромное спасибо!!!

Unknown комментирует...

Спасибо!

Анонимный комментирует...

Спасибо за данный гайд! может кому пригодится следующее решение!
У меня рассылки пошли не с моей почты, а с noreply@***.com
на 8 этапе
send from generic no-reply addres
можно поставить "NO" и ваша почта будет отправителем, наверно такая проблема встречается на корпоративных почтовых ящиках.

Вера Короповская комментирует...

Спасибо за дополнение :)

Unknown комментирует...

а я запуталась. на одном из шагов

Unknown комментирует...

Добрый день Спасибо, все получилось. Только больше 100 файлов за один раз не отсылает. Пишет что " Служба была вызвана слишком много раз за день"
Может подскажете, где можно снять эти ограничения....

Unknown комментирует...

Огромное спасибо!!! Это очень мне помогло!) А главное - куда проще чем кажется сначала)

Unknown комментирует...

Добрый день!
Подскажите. пожалуйста, как справиться с ошибкой
"Служба была вызвана слишком много раз за день"?
Отправилось автоматически 56 писем, далее создает документы, но не отправляет, пишет данную ошибку. Как быть?

Cheap Trip комментирует...

ТЫ ЛУЧШИЙ!!!

Related Posts with Thumbnails