четверг, 12 апреля 2018 г.

Массовое заполнение электронных сертификатов и дипломов

Слияние документов в MS Office всегда выручает при массовом заполнении документов с одним и тем же текстом, но с разными фамилиями, или адресом, или каким-то отличительным признаком. Это может быть приглашение на мероприятие, удостоверение о повышении квалификации, сертификат участника конкурса, грамота, диплом и т.п. 

Сейчас это можно сделать и в документах Google. Это особенно удобно тем, кто проводит дистанционные курсы, конкурсы, где участникам выписываются электронные дипломы и сертификаты. 

Для экспериментов можно использовать папку Слияние документов, где есть таблица со списком и шаблон Диплома. Для этого просто скопируйте себе эти документы и выполните нужные действия.  А если вам нужно создать свой диплом или сертификат, то посмотрите в моем блоге ресурс, в котором это можно сделать.  

Алгоритм слияния таблицы со списком участников с шаблоном Диплома в презентации Google

  1. Создаем таблицу Google с нужным списком. В нем может быть, например, столбец "Фамилия Имя"  и "Учреждение". Можно даже добавлять, например, к дипломам специальные значки с занятым местом в соревновании. В этом случае, в отдельном столбце в строке с нужной фамилией размещаем URL-адрес изображения значка. Количество столбцов с данными и список участников может быть любым.
  2. Готовим слайд презентации для слияния. 
    1. Меняем размер слайда Файл - Настройка страницы - Размер Другой - 21 на 29.7 или 29.7 на 21. Это размер формата А4 с вертикальным или  горизонтальным расположением.
    2. Вставляем на слайд отсканированное или найденное в сети интернет бланк документа, который хотите создать (грамота, сертификат и т.п.). Можно и самими оформить такой документ или воспользоваться сервисом для создания сертификатов, грамот и др. документов.
    3. Добавляем необходимый текст, подписи к документу. Если необходимо создать электронный сертификат, то перед сканированием бланка добавляем подпись и печать.  
    4. Добавляем на бланк места, назовем их заполнители данных, куда будут вставляться данные из таблицы и располагаем их в нужном месте. Заполнители данных - это названия столбцов в таблице в двойных фигурных скобках. Очень важно, чтобы названия полностью совпадали! В нашем примере это {{Фамилия Имя}}, {{Учреждение}} и {{{Место}}} (для вставки изображений используются тройные фигурные скобки, размер рамки для вставки будет влиять на размер вставляемого изображения). Настраиваем размер и шрифт для текста.
  3. Устанавливаем дополнение для слияния документов. Для этого переходим в Таблицу Google, открываем Дополнения - Установить дополнения и в окне поиска набираем Slidesmerge и затем Установить. У меня уже это дополнение установлено, поэтому на скриншоте кнопка Настроить.
     
  4. Выполняем слияние документов. 
    1. Запускаем установленное дополнение Дополнения - SlidesMerge - Slides Merge 
    2.  Выбираем шаблон и в какую папку будут записываться результаты слияния. Это вкладка SLIDES. Выбираем (SELECT) документ с шаблоном бланка (у нас это Диплом) и папку, куда будут записываться документы после слияния (у нас это папка Слияние документов) 
    3. Настраиваем параметры слияния на вкладке SETTINGS.
    • Output decks - в один документ размещать всё после слияния или каждый отдельно. Если нужно для печати - удобнее слить все в один документ (single), а потом запустить на печать. Если нужно каждому участнику отдельный электронный сертификат, то выбираем multiple 
    • Output base name - имя конечного файла. Лучше изменить на свое, чтобы было понятнее, где какие документы. Я назвала Диплом.  
    • Multi deck suffix - что добавить к названию документа. Лучше выбрать столбец Фамилия Имя, тогда каждый конечный документ будет иметь в названии свою фамилию и имя из списка. 
    • Data sheet - с какого листа таблицы брать данные. 
               4. Переходим на вкладку SLIDES и нажимаем MERGE. В папке Слияние документов появляется набор заполненных дипломов 
В каждом дипломе своя фамилия и есть значок только у тех, для кого в таблице есть ссылка. 

 Вот и все. Удачной всем работы!
Отправить комментарий
Related Posts with Thumbnails